Доставка сопроводительных документов на грузоперевозку

Для того чтобы деловые отношения со сторонними компаниями постоянно развивались, необходима слаженная организация и доставка сопроводительных документов. Одним из ключевых способов транспортировки, за счет которых клиенты могут получить факт подтверждения получения корреспонденции адресатом, является доставка сопроводительных документов на перевозку грузов сотрудниками компании «Азбука логистики».

Особенности услуги организации

Средние и крупные компании, которые ежедневно  занимаются грузоперевозкой, должны позаботиться о правильной организации документооборота. Для этого нужно составить правила отправки, доставки и возврата деловой сопроводительной документации получателю.

Сотрудники службы доставки компании выполняют следующие услуги:

  • прием, обработка и подготовка деловой документации с последующей отправкой получателю в конверте, в том числе и проверка в соответствии с информацией сопроводительного письма;
  • обеспечение полной сохранности предоставленных договоров;
  • разделение документации по методам отправки;
  • оформление реестров с внесением в них информации о накладных и статусах доставки;
  • упаковка сопровождающих писем в почтовый конверт;
  • организация транспортировки делового груза получателю.

Стоимость перевозки сопроводительных документов формируется в зависимости от адреса проживания получателя и срочности выполнения услуги.. 

Какие документы нужны для перевозки груза

Основные сопроводительные документы касаются транспортировки грузов. Перечень документов для перевозки грузов:

  • Путевой лист — для контроля работы водителя и маршрута грузоперевозки.
  • Товарно транспортная накладная. В ней указывается наименование груза, его вес, его количество в физическом и денежном измерении. ТТН — важный документ при перевозке грузов автомобильным транспортом, потому что его предъявляют при проверке ГИБДД.
  • Договор об оказании транспортно-экспедиторских услуг. Он заключается между заказчиков и транспортной компанией, непосредственно занимающейся грузоперевозками.

Дополнительно может потребоваться:

  • сертификат или паспорт товара;
  • копия договора об оказании услуг по грузоперевозке;
  • счет фактура на транспортируемый груз.

Копия договора и счет-фактура прикладываются к перечню основных сопроводительных документов для того, чтобы избежать разбирательств со стороны сотрудников ГИБДД.

Подготовка документации

Для того чтобы организовать централизованную доставку сопроводительных документов, ответственное лицо компании должно оформлять, подписывать и регистрировать деловой груз по установленной схеме. Для этого в пакете должно обязательно присутствовать сопроводительное письмо, а сотрудник компании заполняет карточку доставки груза по образцу. В случае необходимости клиенты предоставляют официальную доверенность для отправки или получения договоров. 

Необходимость составления сопроводительной документации возлагается на отправителя для снятия ответственности за предоставленный неполный перечень документов. В карточке отправки делового груза должна находиться информация о дате отправки, ФИО курьера, адрес доставки и времени получения. Последовательная линия обработки заявок сократит время на выполнение ненужных действий, так как все данные будут вноситься в реестр и карточку. 

Преимущества сотрудничества

Обращаясь в компанию «Азбука логистики», клиенты могут рассчитывать на оперативную перевозку сопроводительных документов, максимальную сохранность груза и профессионализм сотрудников. Не менее важным фактором выбора считается доступная цена доставки сопроводительных документов.

Вас также могут заинтересовать автоперевозки по России.

Нет времени разбираться? Подскажем!